Секреты успешной презентации. Начнем с начала

Итак, вас безумно обрадовали заданием сделать презентацию. В этот момент Вы начинаете лепетать в ответ, что у Вас еще не готов отчет за 20 кварталов предшествующего периода, не сходится бухгалтерский баланс, что на завтра запланирована командировка в Ханты-Мансийский автономный округ или на остров Ямал, а того и гляди, послезавтра начинается отпуск. «Не аргумент!» - восклицает шеф. И, выходя из кабинета, добавляет: «Завтра к 10 утра макет на стол».

И тут Вы понимаете, что попали по полной, особенно если раньше презентаций не делали и никогда вообще этим вопросом не занимались.

Мой Вам совет - перенастройтесь и обрадуйтесь. Презентация – процесс творческий, и если правильно к нему подойти, то он может доставить массу удовольствия!

Но перед тем как дать волю своей фантазии, забегите со счастливой улыбкой на лице к шефу в кабинет и задайте 3 вопроса. Какие? А самые простые, те, на которые отвечают основные части речи русского языка.



Удивлены? Расшифровываю.

Кто? Кто будут ваши слушатели? Сколько им лет, какие у них интересы и взгляды, Средний возраст. Правильная ориентация выступления на целевую аудиторию – очень важный момент. C опытом, Вы сами в этом убедитесь.

Что сделают? Здесь мы выясняем вопрос постановки главной цели для презентации. Что сделают или, как вы ожидаете, должные сделать Ваши слушатели после вашего успешного выступления.

Какие? Речь идет об инструментах воздействия на целевую аудиторию. Какие инструменты и методы убеждения Вам можно (допустимо) и нужно использовать в ходе выступления.

В процессе задавания вопросов шефу, применяйте все доступные инструменты и средства! Например, возьмите шефа за горло или приставьте к нему нож, расстегните 4 пуговицы сверху на блузке и выглядите соблазнительно, улыбайтесь обворожительной улыбкой, говорите ему (или ей) море комплиментов, но ответы на эти вопросы надо получить любой ценой.

Справились с задачей? Вы просто молодец!

А если нет? Плохо. Есть замечательное высказывание: «Если знать, ЧТО спрашивать, узнать можно многое». Научитесь задавать правильные вопросы, а еще лучше задавайте правильные вопросы правильно. Но это тема уже для другой статьи.

Итак, с Частями речи определились. Теперь принимаемся за сбор информации…

Нет, полная чушь! Теперь пишем ПЛАН! Всегда считала, что хороший план – половина успеха. Потому что, при составлении плана выступления, половина сообщений электронной почты от шефа или добрых и заботливых коллег с припиской «для использования в презентации», успешно отправится в корзину. Подход «щас накидаю, потом посмотрю, определюсь, все разберу и оставлю то, что нужно» - поверьте мне, не прокатит. Ну, согласна, возможно, прокатит, но только у профессионала.

Итак, пишем план. Все планы изначально провальные. Они либо забываются, либо безбожно корректируются до неузнаваемости, вывод – большинство планов никогда не работает. Но это не значит, что план не нужен, без него никуда! Еще В.Швебель писал: «Кто планирует будущее, всегда старается спланировать его в свою пользу».

В целом, практически любая презентация состоит из 3-х частей.
1. Введение.
2. Основная часть.
3. Заключение и выводы.

Как правило, под пункты 1 и 3 готовят по 1 слайду. Следовательно, Вам нужно детально и конструктивно подойти к планированию Основной части. Представить, что и в какой последовательности Вы будете показывать и рассказывать. Тут не стоит сильно углубляться в детали или быть суперпростым и банальным, при этом план должен быть логичным и четким. Самый лучший вариант плана с 2-3 уровнями детализации.

При планировании Вы сразу определитесь с количеством слайдов («от» и «до»). Кстати сказать, вопрос количества слайдов весьма спорный. Хочу привести пример из недавнего личного опыта.

Мне требовалось в виде презентации оформить отчет за 2 года работы. Были определены все требования к содержанию доклада, в том числе установлено количество слайдов не более 15. У меня получилось 39! На свой страх и риск отправила отчет на предварительное рассмотрение и за 3 дня до совещания меня осчастливили сообщением, что я включена в список выступающих.

Когда на совещании зачитали список докладчиков, то я обнаружила себя в конце списка в 1-ый день. Ближе к обеденному перерыву, поняв, что все докладчики устроили соревнование «кто быстрее усыпит аудиторию», я предприняла попытку изменить порядок выступлений. Подошла к группе коллег и с ужасом в голосе сказала: «Вы знаете, а ведь у меня 39 слайдов!». Коллеги впали в полный ступор, потому что большинство просто засыпало после 4 слайда. Несколько человек подошли ко мне во время перерыва, переспросив, не случилась ли у них массовая слуховая галлюцинация и правильно ли они расслышали цифру 39. А один из них подошел ко мне и предложил не выступать. Но нужного эффекта я добилась, став в очереди 2-ой после обеденного перерыва, и все остальное для меня не имело значения.

Как думаете, чем закончилось выступление? Сев на свое место в зале, я услышала: «Это просто класс!», «Вот это да!». А к коллеге, предложившему мне не выступать, я повернулась и спросила: «Ну как, почувствовал мои 39 слайдов?». Он ошарашено ответил: «Нет». Так вот, дело не в количестве, а в качестве!

Надеюсь, что теперь у вас есть план, и Вы знаете количество слайдов. Фактически перед вами заголовки для Вашей презентации. Давайте со спокойной душой начнем разбор и выброс мусора в корзину электронной почты, скомпоновав только нужный материал в папке с презентацией.

А еще лучше, если Вы будете называть файлы материалов, начиная с префикса с номером слайда и кратким описанием его внутреннего содержания. Например, «Слайд 5_Квартальный отчет», «Слайд 7_Структура КВ», «Слайд 9_Бух баланс» и т.п.



Ну вот, начало закончено. Впереди еще много интересной и творческой работы. Всем желаю карьерного роста и профессиональных успехов!

P.S.: Выход следующего материала о создании макета презентации и оформления слайдов планирую через 1-2 недели, очень жду Ваших отзывов и комментариев.