Профессия - секретарь

Если честно, лично я думаю, что секретарь - хорошая профессия, но как и любая другая работа она должна быть по душе. Человек, работающий секретарем, должен понимать, что это и есть его призвание на всю оставшуюся жизнь. Иначе эта должность будет восприниматься им, как место, где можно "перекантоваться", набраться должного опыта для того чтобы просто пойти дальше. Конечно, немаловажным остается и отношение других сотрудников к профессии секретаря, которое также бывает разным.

В настоящее время представителей этой профессии называют по-разному: офис-менеджер, референт, помощник генерального директора, но лично мне кажется, что такое обилие наименований не изменяет первоначального значения слова, которое, если заглянуть в словарь, будет гласить:

1) Работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения (личный секретарь, секретарь-машинистка);

Поэтому теперь я всегда перечисляю в своем резюме список выполняемых в то время обязанностей следующим образом:

1) координирование работы офиса;

2) прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей;

3) ведение делопроизводства (подготовка проектов приказов по основной деятельности Общества, в том числе и по кадровым вопросам; подготовка деловых различных писем;

4) ведение протоколов еженедельных совещаний;

5) работа с входящей и исходящей документацией;

6) регистрация договоров по хозяйственной деятельности;

7) формирование дел;

8 ) подготовка командировок руководителя;

9) обеспечение офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Иногда дополнительно на секретаря могут быть возложены обязанности по подготовке корпоративных мероприятий, написанию статей для корпоративной газеты и т.п. Более того, дополнительно (и иногда за отдельную плату) секретарю может будет поручена работа в порядке совмещения должностей. Например, он может также исполнять обязанности бухгалтера и выписывать первичные документы; или исполнять обязанности кадрового работника и вести учет персонала; или исполнять обязанности юриста и составлять договоры и другие документы юридического характера. Список можно продолжать до бесконечности, потому что сейчас фантазия Работодателя (в стремлении получить экономическую выгоду) не знает границ.

Все вышесказанное, по моему мнению, разве что за исключением совмещения нескольких должностей в одной, как нельзя кстати, отражает суть профессии секретаря, которую, к сожалению, не все сейчас понимают правильно.

Многие продолжают думать, что секретарь - это "девочка на побегушках", совмещающая в себе функции кофеварки, разносчицы блюд и курьера, кроме того, также выполняющая огромное количество дополнительных обязанностей, которые просто больше никто не хочет делать. Помимо этого она еще должна являться лицом Компании, а потому и выглядеть обязана на все 100%.

Так было и со мной, когда я поступила на работу в крупную производственную Компанию нашего города. Должность моя называлась - офис-менеджер - и предполагала исполнение кучи обязанностей, кроме того включающих в себя функции по ведению кадрового учета. По неопытности (надо сказать, что до этого секретарем мне работать не доводилось) я взвалила на себя так много, что скоро, согнувшись под тяжестью этой ноши, уже не могла даже дышать. Тогда я и поняла, что сделала ошибку и начала искать способ, чтобы попытаться исправить сложившуюся ситуацию. И надо сказать, что мне это удалось.

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы сделать это?

В принципе, все очень просто. Нужно лишь, учитывая специфику деятельности Компании, отрегулировать свою работу и выстроить ее правильно.

Закрепление обязанностей в должностной инструкции

Раз уж мне довелось заниматься в том числе и кадровым учетом, я была одним из инициаторов запуска процесса по составлению должностных инструкций и позаботилась о том, чтобы моя инструкция была одобрена и введена в действие, как можно раньше.

По своему опыту могу сказать, что с помощью этого очень полезного документа можно легко отрегулировать обязанности и перестать делать то, чего в инструкции не изложено.

Но хочу предупредить, что "сбрасывать" с себя лишние обязанности нужно все равно постепенно и очень осторожно, при этом заручившись поддержкой непосредственного руководителя, потому что образовавшиеся "дыры" все равно придется кем-то заполнять, а никто не любит взваливать на себе больше, чем он до этого делал.

Кроме того, всегда могут найтись желающие оспорить первоначальную версию документа, который, как и любой другой может быть изменен по вполне объективным причинам, нужно лишь доказать это.

Обеспечение замены на время отсутствия (например, на время больничного или отпуска)

В моем понимании этот пункт является очень важным, потому что в крупной организации за время вынужденного отсутствия секретаря может скопиться очень большое количество документов. Кроме того, его отсутствие может повлиять также и на качественную работу фирмы в целом. Поэтому нужно обеспечить взаимозаменяемость этого сотрудника. Этот момент также лучше учесть при составлении должностной инструкции.

Нужно отметить, что никто особо не будет гореть желанием исполнять функции секретаря, а потому лучше оформить все приказом по Обществу, при этом было бы неплохо выбить некую прибавку к зарплате лицу, временно исполняющему обязанности. Если же этого сделать не получится, необходимо попробовать найти другой способ решения сложившейся проблемы. У нас (на первых порах) была принята система отгулов за ранее отработанное время.

График постоянных дел

Надо сказать, что до моего прихода в Компанию, почта отправлялась по требованию, иногда два раза в день, при этом не проходя предварительной регистрации. Канцтовары покупались также, т.е. по мере исчезновения, при чем расходовались тоже совершенно бесконтрольно. Поэтому, учитывая все выше сказанное, секретарь ходил за всем этим добром на своих двоих, а потом на своем горбе нес это все в офис. Кроме того, сотрудники офиса все время были недовольны постоянным отсутствием секретаря на рабочем месте (звонки в этом случае поступали прямо в отдел продаж и это никому не нравилось). Некоторые даже обвиняли секретаря в неумении организовать свой рабочий день.

Тогда мне пришлось, предварительно обосновав необходимость нововведений руководству и заручившись его поддержкой, довести до сведения сотрудников приказы:

- об еженедельной отправке и получении почты по определенным дням.

В последствие мною также была налажена безналичная оплата почтовых услуг (по авансовой книжке), что позволило избежать очередей при отправке корреспонденции.

- о закупке канцтоваров ежемесячно (по заявкам отделов).

Надо отметить, что мне даже удалось (пусть и со скрипом) приучить их эти заявки в указанные сроки подавать. Мне оставалось лишь сформировать общую заявку и, проведя мониторинг цен, заказать канцтовары в фирму, оказывающую такого рода услуги.

Надо сказать, что эти меры позволили мне высвободить большое количество времени, которое раньше растрачивалось попусту.

Список постоянных дел может быть у каждого секретаря свой и будет зависеть, например, от объема документооборота или же от каких-то других факторов.

Список дел на день

Мне также пришлось приучить себя составлять список дел на день: каждое утро я писала его, вычеркивая выполненные вчера пункты и добавляя новые, совмещая при этом приятное с полезным, то есть поглощая свою утреннюю порцию кофеина.

Можно, конечно, надеяться на свою память, что я и делала сначала, но рано или поздно неизбежно наступает такой момент, когда память отказывается принимать такое большое количество информации, а здесь как раз на помощь приходит старый друг - бумага, хотя делать это можно и любыми другими доступными способами, например, формировать файл в компьютере в формате excel, позволяющем копировать строки, или же писать заметки в специальной программе и "вывешивать" их на экран монитора.

Ранжирование дел по степени важности

Необходимо научится ранжировать дела по приоритетам и сначала выполнять наиболее важные из них. Таким же образом, можно исполнять поступающие от других сотрудников разовые поручения, уточняя предварительно конечный срок выполнения. Нужно понимать, что невозможно сделать все и сразу. Кроме того, необходимо научиться в мягкой форме объяснять это другим сотрудникам, чтобы у них не возникло ощущения того, что Вы попросту отлыниваете от исполнения своих прямых обязанностей.

Если говорить о сроках исполнения, то с такой проблемой мне пришлось столкнуться, когда генеральный директор попросила меня начать ведение учета копий. Пришлось искать путь решения сложившейся ситуации, и тогда мне пришла в голову идея разработать специальный бланк заявки на ксерокопирование. Сотрудники Компании немного поворчали на первых порах, но потом привыкли и стали заполнять новый для них документ по предложенному мной образцу.

В заключении хотелось бы сказать, что все это лишь часть того, что можно сказать о профессии секретаря. Лично я могу делиться опытом в этой сфере бесконечно, потому что она очень многогранна.

Главное, в моем понимании, осознавать, что секретарь (слово "секретарша" я не приемлю категорически и отучила сотрудников своей Компании так говорить не только о себе, но и о других) - это не "девочка на побегушках", в чьи обязанности помимо прочего входит также подношение кофе и чая, болтовня по телефону и боевой окрас ногтей. До тех пор пока Вы сами будете так думать, то и относится к Вам будут соответственно.

Лично я уверена, что позиция секретаря очень ответственная, и если Вы считаете, что нашли в этой профессии свое призвание, я желаю Вам удачи на пути к самосовершенствованию и росту, потому что, можете мне поверить, секретари тоже бывают разными. Опять же все зависит от отношения, главным образом к себе.

Для себя же я давно решила, что эту страницу своей книги жизни перелистнула навсегда, просто потому что это не мое призвание...


Послесловие

Начиная писать цикл историй о себе через призму освоенных профессий я преследую следующие цели:

Во-первых, поближе познакомиться с Вами, дорогие Джулианки, и рассказать о себе,
надеясь, что кому-то моя персона может быть интересна.

Во-вторых, мне хотелось бы попробовать поделиться своим опытом с таким же начинающим профессионалом, которым когда-то была я сама. Возможно, они будут ему полезны...

Продолжение следует...