Установка приоритетов. АБВ – оптимизация и принцип Парето

Подобно тому, как 80% времени мы уделяем 2-3 близким, а 20% времени – всем остальным, 20% времени мы тратим на принятие 80% решений. В этом и состоит эмпирический закон Парето («Принцип Парето 80/20»).
20% всех усилий приносят 80% всех результатов.
 
Для ранжирования задач в зависимости от сложности принято использовать АБВ – оптимизацию, как на основе соотношения 5/15/80, так и на основе 15/20/65, кто как любит.
 
Таким образом, задачи мы делим на категории А, Б, В.
 

А : 15% задач → 65% значимости – это важнейшие задания;
Б : 20% задач → 20% значимости – это важные задания;
В : 65% задач → 15% значимости – это относительно важные задания.
 
Если у вас есть список всех задач на день, на неделю и т.п., то для каждой вы можете в зависимости от важности, вклада в достижение цели, присвоить категорию А, Б или В. Помните, что срочность и важность разные вещи.
 
Итак,
А - 15% -должны быть выполнены лично вами;
Б - 20% - можно перепоручить;
В - 65% - делегировать.
 
Из метода «Альпа» мы знаем, что на все у вас только 60% времени, а значит 5 часов из 8.
Таким образом, на выполнение:
 
А → приблизительно 3 часа;
Б → приблизительно 1 час;
В → приблизительно 45 минут.
 
Начинайте рабочий день с задач категории А, они самые важные и дороже стоят.
 
Если вы испытываете трудности с определением задач, относящихся к группе А, то помните, что они должны отвечать одному из следующих требований:
1. Выполнение их должно вас ближе всего приближать к цели отдела, предприятия, вашей личной.
2. Выполнение данных задач принесет наибольшую пользу отделу, предприятию, вам лично.
3. Невыполнение задач может принести серьезные отрицательные последствия.
4. С помощью выполнения одной задачи можно «убить двух зайцев» или более.
 
Контролируйте расход времени на выполнение заданий,записывайте.
Стройте краткосрочные и долгосрочные планы.
Фиксируйте в планах не только действия, но и ожидаемый результат.
Чередуйте нудную и приятную работу.
Следите за тем, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени.